Если вы используете электронную почту Gmail как для работы, так и для личных дел, скорее всего, ваш почтовый ящик в беспорядке. Когда мы использовали Outlook, мы привыкли создавать папки и другие папки, чтобы наши сообщения хорошо классифицировались.
Фактически, у нас возникло ощущение, что с Gmail сложнее организовать работу. Но на самом деле это не так. Электронная почта Google имеет в нашем распоряжении большое количество инструментов, которые могут помочь нам (и многим другим) поддерживать почту в порядке .
Сегодня мы хотим дать вам несколько советов. Так что ваш почтовый ящик Gmail перестанет быть вашим худшим кошмаром . Пойдем туда!
Настройте свой почтовый ящик
В течение некоторого времени Gmail предлагает нам возможность классифицировать сообщения с помощью вкладок. Это очень важная опция, потому что она оставляет (наконец) сообщения, соответствующие подпискам, предложениям и прочим рекламным путаницам . То же самое и с уведомлениями для социальных сетей и других сервисов, на которые вы подписаны.
Первое, что вам нужно сделать, это включить эти вкладки. Если они у вас уже есть, вы можете добавить больше. А для этого вам просто нужно нажать кнопку «Еще», расположенную в дальнем правом углу лотка. Вы увидите, что можете выбрать следующее: Main, Social, Promotions, Notifications и Forums .
Но вы все равно можете дополнительно настроить свой почтовый ящик. И поможет вам, выделив самые важные сообщения. В разделе «Входящие» щелкните маленькую стрелку, чтобы выбрать нужный тип почтового ящика .
Выберите сначала самые важные или непрочитанные, чтобы организовать себя в соответствии с вашими потребностями . Таким образом, никакое другое сообщение электронной почты не будет потеряно в подвешенном состоянии.
Используйте цветные метки и звезды
Вы когда-нибудь использовали цветные звезды и ярлыки? Вы найдете ярлыки по умолчанию, и вы можете создавать их в каждом письме. Вы также можете сделать это с левой стороны почтового ящика. Нажмите «Еще» и выберите «Создать новый ярлык». Вам нужно будет дать ему имя и нажать «Создать». Тогда вы также можете выбрать цвет.
Ярлыки появятся в левой части страницы. Таким образом, вы всегда можете увидеть все электронные письма, которые относятся к этому тегу .
Другой вариант - цветные звезды. Внутри папки «Входящие» вы можете щелкнуть слева от сообщения, чтобы выделиться . Если у вас открыто сообщение, вам нужно будет только нажать «Еще» и «Выделить». Но что, если мне нужны другие звезды и цветные знаки? Нажмите столько раз, сколько хотите, чтобы вызвать нужный.
Если вы еще не активировали цветные звездочки, вам нужно будет перейти в раздел настроек. Просто нажмите на шестеренку (вверху справа на странице) и перейдите в раздел «Звезды» . Перетащите звездочки, которые хотите использовать, в раздел «Используется». Сохраните изменения внизу страницы.
Автоматическая сортировка сообщений
Если вы уже создали все необходимые папки и ярлыки, важно создать правило, чтобы при входе в ваш почтовый ящик эти сообщения автоматически классифицировались. Войдите в настройки почты и перейдите на вкладку «Фильтры и заблокированные адреса».
Щелкните по Создать новый фильтр. Вам нужно будет ввести те параметры, которые вы учитываете. Например, сообщения от определенного отправителя (или нескольких), определенной тематики, ключевых слов ... Затем выберите «Создать фильтр» . Вы можете выбрать разные варианты. Когда вы закончите, нажмите синюю кнопку «Создать фильтр».
Включить предварительный просмотр
Функция предварительного просмотра - это функция, которая доступна уже давно, но правда в том, что она все еще находится в лаборатории Gmail. Что он предлагает вам, так это возможность читать сообщение, не открывая его . Таким образом, если у вас есть сотни и сотни сообщений, которые нужно открыть, эта функция будет отличной для вас, чтобы лучше организовать себя.
Чтобы включить предварительный просмотр, перейдите в «Настройки» и на вкладку «Лаборатория». Найдите функцию «Предварительный просмотр» и выберите «Включить». Когда вы закончите, не забудьте сохранить изменения.
Удалите ненужные файлы
Если вы один из тех, кто получает много писем в день, вам лучше начать удалять ненужный контент. Не упускайте из виду, что Google предлагает только 15 ГБ, и вы можете скоро их заполнить. В этом случае лучше вынести мусор. Вы также можете очистить спам, потому что там скорее всего скопятся сотни сообщений.
Но если вас беспокоят более тяжелые сообщения, мы рекомендуем вам выполнить поиск в строке, указав «больше» , затем двоеточие и размер, который вы хотите найти. Например, вы можете указать сообщения размером до 50 мегабайт «50 м». Единственное, что вам нужно сделать дальше, это удалить сообщения, которые вам не нужны.
Получать уведомления на рабочий стол
Если вы обычно работаете на компьютере и не хотите следить за лотком Gmail , вам необходимо включить уведомления на рабочем столе. Таким образом, вы сразу увидите полученные электронные письма и сможете их открыть, если сочтете их важными.
Чтобы включить эту опцию, перейдите в раздел « Настройки » и перейдите в раздел «Уведомления на рабочем столе» . Выберите Включить новые уведомления по электронной почте, Включить важные уведомления по электронной почте или Отключить уведомления по электронной почте. Сохраните изменения.
Делайте более умные поиски
Быстрый поиск нужных файлов имеет жизненно важное значение для повседневной работы. Вы не можете тратить время на листание страниц своего электронного письма . У вас есть разные варианты сужения поиска:
- from: и имя и фамилия (если хотите), чтобы найти все сообщения, которые вам отправили
- тема: найти определенный предмет
- has: attachment, чтобы найти сообщения с вложениями. Если вы хотите, вы можете объединить эту опцию с from: и именем человека, чтобы найти чьи-то вложения.
- - (прочерк), чтобы исключить определенные термины, если вы хотите опустить определенные сообщения, которыми вы обменивались с кем-то или по определенной теме
- ИЛИ: если вы не знаете, как искать, например, из: ana ИЛИ из: jesús
- "" (Цитаты): если вы хотите искать очень конкретные слова
- () (круглые скобки) : если вы хотите соединить два неразделимых понятия
- in: и имя папки, которую вы хотите найти
С помощью этих советов вы сможете достаточно хорошо организовать свой почтовый ящик. Поэтому все, что вам нужно сделать, это применить их на практике и привыкнуть к тому, как они работают. Если вы последуете этим советам, ваш почтовый ящик Gmail станет предметом зависти для ваших соседей.