У крупных и средних компаний есть система биллинговых программ, которая помогает им сохранять свои счета и текущие или чрезвычайные расходы с полной тщательностью. Однако маленькие фрилансеры обычно обходятся стороной. Иногда они отслеживают свои счета в документах Excel. А в худшем случае они могут даже выставить счета в простом Word . В конечном итоге это становится проблемой.
Прежде всего потому, что любой фрилансер, даже самый маленький, должен полностью контролировать свои финансы. Убедитесь, что все ваши счета в порядке, что удержания рассчитываются правильно и что в конечном итоге вы получаете и оплачиваете платежи от поставщиков вовремя .
В Интернете есть бесчисленное множество предложений, как для программного обеспечения, так и для онлайн-сервисов, для управления биллингом. Однако большинство из них предлагают нам бесплатную пробную версию, а затем переходят на платную услугу , что не всегда легко предположить для многих фрилансеров.
Независимо от вашей ситуации, если вы планируете систематизировать свои счета и хорошо контролировать свои расходы, сегодня мы хотим порекомендовать инструмент, который мы протестировали. И это творит чудеса для нас. Это также бесплатно и не включает пробный период или ограничения на его функции.
Selfconta, бесплатная система для хранения ваших счетов
Мы перепробовали и искали множество инструментов, но это один из тех, которые убедили нас больше всего. Фактически, мы уже осуществляем выставление счетов через Selfconta. Так называется эта система.
Он интуитивно понятен, прост в использовании и содержит очень домашние сообщения и инструкции. Это не против вас, как раз наоборот. И это делает задачу выставления счетов не тяжелым испытанием раз и навсегда . Особенно, если это то, что вам меньше всего нравится в вашей работе. Потому что в случае с самозанятыми вы должны брать на себя все!
Но начните использовать Selfconta прямо сейчас. Все, что вам нужно сделать, это зайти на эту страницу и зарегистрироваться. Нажмите Зарегистрироваться бесплатно! и введите свой адрес электронной почты и пароль. Создав учетную запись, вы получите доступ к этому платежному инструменту. Также необходимо будет указать вашу информацию о фрилансере или компании , потому что они должны быть указаны во всех ваших счетах.
Когда вы находитесь внутри, мы рекомендуем вам сохранить адрес //mispapeles.es/login.php в избранном. Отсюда у вас будет прямой доступ к своим счетам в любое время.
Как начать создавать счета
Когда вы окажетесь внутри, вы увидите, что у вас нет никаких доходов или расходов. Это нормально, тебя еще не выпустили! Чтобы создать первый счет, нажмите «Доход» (первая опция на верхней панели). Просто нажмите кнопку «Создать».
Откроется пустая страница, и вам нужно будет ввести первые данные . Это включает:
- Имя покупателя
- Идентификатор клиента / CIF
- Дата (если вы не измените ее вручную, появится сегодняшняя дата)
- Номер счета-фактуры (один присваивается последовательно)
Добавить данные клиента
Если клиент новый, вам нужно будет ввести все его полные данные. В этом случае автоматически откроется окно, в котором вы можете вставить имя и почтовый индекс. Если клиент идентифицирован в Selfconta , скорее всего, остальные данные будут добавлены автоматически. Это может произойти в случае крупных компаний или уже ранее идентифицированных другими пользователями Selfconta.
Если система не упрощает вам задачу, вам придется добавить DNI / CIF и дополнительные данные (страна, провинция, город, адрес, контактное лицо, телефон и электронная почта). Если вы введете адрес электронной почты, Selfconta будет отвечать за отправку счета непосредственно клиенту (при условии, что вы разместили этот заказ).
Добавьте концепции в счет
Теперь продолжим с концептами, центральной частью накладной. Здесь вы должны указать услуги или продукты, которые вы предложили своему клиенту и за которые вы получите соответствующую оплату. В первом поле вы должны выбрать, осуществили ли вы продажу товаров, оказали ли вы услугу или это доход от аренды. Хотя вы должны знать, что здесь вы можете создать тот продукт или услугу, который вам больше нравится. У вас есть абсолютная свобода приспособить его к вашим потребностям и потребностям вашей компании.
Затем вам нужно будет ввести описание продукта или услуги , количество, цену за единицу и указать, собираетесь ли вы применять какую-либо скидку. В конце этой же строки вы увидите два поля для налогов. Первый предназначен для НДС (выбирается применимая ставка: 20, 10, 4 или 0%), а второй - для удержания подоходного налога с физических лиц (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% и 24%).
Имейте в виду, что они должны применяться ко всем без исключения концепциям, а не в конце, как это обычно делается во многих счетах-фактурах. Внимательно посмотрите на это, потому что, если вы этого не понимаете, вы можете забыть об этом и в конечном итоге сгенерируете неправильный счет.
Система автоматически рассчитает проценты. А также складывать и вычитать все необходимые количества . В итоге вы получите полный счет, без ошибок и со всеми произведенными расчетами.
Включите информацию о системе сбора
Внизу счета вам нужно будет указать способ оплаты . Здесь у вас есть разные варианты (Чек, Наличные, Кредит, Возврат депозита, Вексель, PayPal, Прямой дебет, Банковский перевод, Кредитная карта и Банковский перевод). В зависимости от того, какой вариант вы выберете, потребуется указать банковский счет.
Когда вы закончите, нажмите «Сохранить» или «Сохранить» и выйдите, если хотите получить еще один счет или закрыть программу выставления счетов. В этом же разделе у вас есть возможность отправить счет клиенту (по электронной почте) или распечатать его на бумаге или создать документ PDF.
Как создавать повторяющиеся счета
Selfconta включает в себя различные варианты, чтобы сделать эту биллинговую систему более индивидуальной и практичной. Один из наиболее важных - периодические счета . Если вы всегда предлагаете одну и ту же услугу клиенту и платите за нее ежемесячно, вы можете активировать эту опцию.
Это функция, позволяющая ежемесячно отправлять клиенту повторяющийся счет. Таким образом, например, если вы выставляете счет на 300 евро в месяц за определенную услугу , вам не нужно будет создавать счет вручную каждый месяц. Selfconta позаботится об этом со всеми введенными вами данными.
Кроме того, вам нужно будет добавить адрес электронной почты клиента, чтобы система могла его отправлять автоматически. И тебе даже не нужно с этим разбираться. Чтобы активировать эту опцию, откройте один из созданных счетов и прокрутите вниз. Оказавшись здесь, установите флажок «Сделать повторяющимся» . Больше ничего делать не нужно.
Если вы хотите увидеть, каковы ваши повторяющиеся счета, просто перейдите в раздел « Доход»> «Повторяющиеся счета» . Отсюда вы сможете выполнить все шаги, которые считаете необходимыми в отношении этого типа счета.
Настроить счета
Если вы хотите, Selfconta также предложит вам возможность персонализировать ваши счета. Таким образом, вы можете адаптировать их по своему вкусу (эстетически) и выбрать сочетания цветов, которые вам больше всего нравятся. Для этого нажмите кнопку «Настройки» (шестеренка в правом верхнем углу) и выберите «Дизайн счета» .
Здесь вы можете получить доступ к различным дизайнам , загрузить свой логотип, выбрать комбинацию двух цветов и двух типов букв, один для заголовков, а другой для текста. В конце вы также сможете выбрать, хотите ли вы добавить поля для дополнительных данных (название, распределение платежей, аннотации, процент скидки, процент удержания и телефон). Когда вы закончите, нажмите кнопку «Сохранить».
Как контролировать свои расходы, составлять сметы и накладные
При желании вы можете использовать этот инструмент только для управления своими счетами . Особенно, если у вас уже есть помощь менеджера. Но если это не так, и вы хотите полностью контролировать свои финансы в качестве фрилансера, у вас есть возможность добавить расходы в систему. Процедура точно такая же, как и при регистрации счетов.
Только в этом случае вам нужно будет нажать на раздел «Расходы». Нажмите кнопку « Создать» , чтобы добавить новый расход и выберите поставщика. Вы можете ввести его так же, как вы создали клиента. И повторяйте это столько раз, сколько необходимо.
С другой стороны, вы должны иметь в виду, что в рамках ваших административных и управленческих задач также будет выполняться подготовка бюджетов и накладных . Это вариант, который вы найдете в разделе "Дополнительно". Отсюда вы можете создавать все эти документы и поддерживать их в порядке.
Кроме того, вы также можете загружать отчеты, чтобы контролировать свои казначейские расходы . Вы можете скачать их в формате Excel, чтобы впоследствии управлять ими в соответствии с вашими потребностями.
Смотрите свои доходы и расходы на графике
Вещи всегда выглядят лучше, если они изображены на графике. То же самое произойдет с вашими доходами и вашими расходами. Как только вы получите доступ к этому инструменту, вы увидите сводку всей своей финансовой информации (конечно, при условии, что вы ее ввели). Таким образом, вы можете сразу проверить следующее:
- Сколько вы выставили счет?
- Сколько они тебе должны?
- Сколько ты заработал?
- Сколько вы заплатите НДС?
Это будет очень хорошо для вас, чтобы избежать сюрпризов при уплате квартальных налогов. И вы сможете получить очень приблизительное, если не точное, представление о деньгах, которые вы должны сэкономить или которыми нужно управлять. В верхней части экрана, прямо над графиками, вы можете выбрать по месяцам, кварталам или годам .
При желании вы также можете указать, каковы ваши цели, как в разделе доходов, так и расходов. Вам просто нужно нажать кнопку «Настроить» . Страница будет отображаться для доходов и расходов за весь год. Просто введите цифры для каждого месяца и нажмите кнопку «Сохранить». Каждый раз, открывая инструмент, вы можете проверять, достигли ли вы своих целей.