Вы один из тех, кто по-прежнему предпочитает классическую электронную почту Microsoft электронной почте Google? Или такой, который должен использовать Outlook (старый Hotmail) вместо Gmail для работы? Что ж, не пропустите эту серию уловок, которые сделают управление электронной почтой более удобным, персонализированным и простым. И есть много инструментов, которые вы должны знать о Hotmail / Outlook, которые могут помочь вам в повседневной жизни.
1. Как использовать темный режим
Это общая тенденция, которая исходит непосредственно от мобильных телефонов. Некоторые используют его, чтобы не напрягать глаза, когда проводят часы перед телефоном. Другие пользуются этим, чтобы попытаться увеличить заряд батареи своего мобильного телефона. В этом случае вы также можете применить темный режим Outlook на своем компьютере, чтобы предотвратить повреждение вашего зрения из-за его яркости.
Вам просто нужно перейти к звездочке в правом верхнем углу. При отображении вы увидите функцию темного режима . Включите его, чтобы изменить внешний вид всех электронных писем, заменив белый и черный цвет на серый. Конечно, некоторые темы недоступны в темной версии, поэтому вам придется выбрать самый простой способ изменить дизайн, а затем активировать темный режим, чтобы использовать его в своих интересах.
И будьте осторожны, потому что темная тема также доступна в мобильном приложении. Вы можете активировать его, отобразив боковое меню с кнопкой с тремя полосами, здесь вы получаете доступ к конфигурации. Затем прокрутите вниз до раздела «Настройки», где вы найдете подменю « Тема» . Нажав на нее, вы можете выбрать между обычной светлой темой, темной или тем, который установлен экономией заряда батареи. Таким образом, вы можете наслаждаться любой темой или даже обоими, в зависимости от уровня заряда вашего мобильного телефона.
2. Составьте свой календарь.
Существует расширенная функция, которая наиболее интересна, если вы используете базовый адрес электронной почты для работы и повседневных дел. То есть, если вы хотите назначить электронное письмо с указанием даты, вы можете сделать это для создания инструмента организации и повышения производительности из этого электронного письма. Прямо на рабочем столе и вообще ничего не делать. Просто следующее.
Щелкните значок календаря на верхней панели в левой части окна. Здесь у вас есть возможность организовать календарь или задачи, которые вы должны сделать на этот день. Это так же просто, как перетащить электронное письмо из почтового ящика в правую сторону, в сторону календаря. Откроется новое окно, в котором вы сможете организовать эту информацию как задачу или как встречу. Все это с адресом электронной почты прямо в задаче. Таким образом, у вас будет все под рукой, и вы всегда будете знать, что вам нужно делать.
3. Списки задач
Однако, если вместо встреч в вашей рабочей электронной почте вам нужно организовать задачи, вы также можете сделать это с помощью Outlook, не используя другие инструменты или повестку дня. То есть вы можете создавать свои повседневные задачи и собирать в них всю информацию, собранную в электронном письме, чтобы с вами ничего не случилось.
Щелкните значок календаря в правом верхнем углу экрана, чтобы отобразить этот параметр. И, вместо того , чтобы остаться в календаре, нажмите на , чтобы сделать вариант . Здесь вы можете создавать такие задачи, как организация вечеринки, покупки или любое другое более сложное действие. Интересно то, что вы можете перетаскивать электронные письма к различным задачам, созданным, чтобы организовать эту информацию в соответствии с задачами.
4. Инструмент "Заметки"
Outlook - это гораздо больше, чем просто инструмент электронной почты. Вы видели это с помощью вышеуказанных функций, но вы также можете проверить это, используя его как инструмент для заметок. Это означает, что вам даже не нужна повестка дня, чтобы носить с собой всю информацию.
В левой части экрана, рядом с разными почтовыми ящиками, есть раздел « Заметки» . Здесь вы можете добавлять разные заметки, чтобы не забыть никакой информации. Вы также можете создать цветовой код для разных заметок, использовать такие ресурсы, как списки и текстовые форматы и т. Д.
5. Вернитесь к классическому формату.
Формат разговора в электронной почте может быть очень практичным, когда вы отправляете много сообщений другому пользователю. Способ организовать по темам и не перегружать почтовый ящик. Но если вы один из классических пользователей, которые предпочитают, чтобы каждое новое сообщение отображалось в верхней части панели задач, это то, что вам следует сделать.
Просто нажмите на шестеренку, чтобы отобразить основные настройки Outlook. Здесь вы увидите специальный раздел о режиме разговора . У вас есть три варианта: показывать самые последние сообщения вверху, показывать самые последние сообщения в конце беседы или, что может вас заинтересовать в этом случае: деактивировано. При использовании этого последнего варианта ваш почтовый ящик перестанет группировать ответы и будет отображать каждое сообщение индивидуально.
6. Автоматическая очистка почты.
Есть формула для автоматизации очистки почты в Outlook. То есть способ запланировать исчезновение определенных писем из вашего почтового ящика, чтобы предотвратить его переполнение. Все, что вам нужно сделать, это создать правило или расписание, а затем применить его к очистке.
Отобразите настройки Outlook на шестерне. Затем посмотрите в конце этой вкладки, чтобы получить доступ к остальным настройкам, которые откроют новое всплывающее окно.
На этом экране расширенных настроек нажмите « Правила», чтобы создать вышеупомянутое расписание. Здесь вы можете назвать правило, но важно то, что вы создаете критерий. Отобразите панель параметров Выберите условие и найдите здесь критерии размера сообщения. Вы можете выбрать минимум или максимум, чтобы исключить электронные письма, соответствующие этим критериям. Конечно, вы должны выбрать количество килобайт, чтобы это произошло. И, конечно же, вы должны выбрать вариант удаления. Это будет подходящая формула, чтобы эти сообщения часто удалялись.
7. Создайте подпись для своих писем.
Это выглядит профессионально, полезно не тратить время на пересылку контактной информации, и вы можете все автоматизировать. Подписи на электронных письмах никогда не повредят . А Outlook позволяет легко создавать свои собственные.
Все, что вам нужно сделать, это отобразить настройки на зубчатом колесе, а затем получить доступ к дополнительным параметрам в нижней части отображаемого меню. При этом появится новое окно, в котором вы должны нажать на « Почта» , а затем на « Написать и ответить» .
При этом вы получаете меню, в котором можете написать желаемую подпись. Хорошо то, что в текстовом поле у вас также есть параметры форматирования и цвета, чтобы оставить все по своему вкусу. Вы также можете добавлять изображения и ссылки . Но, прежде всего, обязательно отметьте опцию включения подписи в каждое новое письмо, которое вы пишете, а также в пересылки и ответы, если вы этого хотите.
8. Создавайте автоматические ответы
Когда вы уезжаете в отпуск или решаете отложить рабочий вопрос, вы либо сообщаете об этом всем, либо создаете автоматические ответы, чтобы вам не приходилось работать бесчисленное количество раз с одним и тем же. И Outlook это позволяет.
Все, что вам нужно сделать, это отобразить настройки и получить доступ к разделу дополнительных настроек в конце этого списка. В появившемся новом окне нажмите « Почта», а затем в подменю автоматических ответов.
Здесь вам нужно будет активировать функцию и написать сообщение, которое вы хотите автоматически отправлять на все входящие электронные письма в вашем почтовом ящике. Конечно, вы также можете указать, что эти ответы отправляются только на сообщения, пришедшие между определенными датами, или только определенным контактам.
9. Загрузите все свои сообщения.
Вам нужно очистить электронную почту, не потеряв ни одной детали? Что ж, для этого есть интересный вариант: загрузить все сообщения электронной почты. Что-то, что Outlook позволяет делать следующим образом.
Отобразите настройки и войдите в расширенное меню с помощью последней опции в этом меню. Во всплывающем окне вы должны перейти в раздел «Общие», а затем щелкнуть подменю «Конфиденциальность и данные». Здесь вы встретите функцию экспорта почтового ящика . Конечно, процесс может занять до 4 дней . Когда резервная копия будет готова, вы получите новое электронное письмо со ссылкой для загрузки всего содержимого на свой компьютер.
10. Не отвлекайтесь
Если вы мобильный пользователь, вы можете не отвлекаться на получение электронных писем каждые два на три на свой смартфон. Потому что полезно всегда иметь почту под рукой, но может быть неприятно получать предупреждения на каждом этапе. Вот почему существует формула, позволяющая не отвлекаться и не получать уведомления с каждым входящим сообщением в мобильном приложении.
Все, что вам нужно сделать, это открыть приложение и отобразить боковое меню слева. Для этого нажмите на три полосы в верхнем левом углу. Затем вверху рядом с вашим адресом электронной почты щелкните значок колокольчика. Здесь вы можете установить время, в которое вы хотите оставаться без предупреждений. Он может быть ручным, пока вы не отключите его, на один час или даже до следующего дня. У вас также есть несколько вариантов для планирования отключения уведомлений во время поездок, встреч и других событий в вашем календаре.
11. Быстрые действия в приложении
Еще одно достоинство использования Outlook на мобильных устройствах - это скорость управления почтовым ящиком. Благодаря его дизайну мы можем выполнять действия напрямую, не вводя сообщение, что позволяет нам напрямую удалять или архивировать все это. Мы также можем настроить эти быстрые действия.
Войдите в Настройки с помощью шестеренки в раскрывающемся меню в левой части экрана. Здесь вы найдете меню параметров для прокрутки. При этом вы попадете на новый экран, где вы можете выбрать действие, когда вы скользите вправо и когда вы перемещаете сообщение влево. Нажмите на опцию « Изменить», чтобы выбрать действие для каждого жеста: удалить, архивировать, пометить как прочитанное, переместить в папку, пометить, отложить, прочитать и заархивировать или не выполнять никаких действий.