Когда вы работаете в команде - будь то в одном офисе или дома, каждый с другого компьютера - вам нужно отслеживать многие вещи . Одно из самых важных, без сомнения, каникулы. Необходимо учитывать график отдыха всей команды, чтобы хорошо организовать работу и всегда знать, какое подкрепление у нас будет в наличии. Интересный вариант - управлять отпусками всех из одного документа, как в цифровом формате , синхронизировать информацию всех из общего календаря или даже вернуться к старым формулам, распечатать календарь, чтобы повесить в офисе, чтобы всегда иметь в виду периоды отпуска в физическом формате. Сегодня мы хотим помочь вам с пятью различными вариантами создания календарей отпусков для сотрудников . Хотите начать лучше организовываться? Ну пошли!
1. Используйте таблицы Google.
Это просто и быстро. Вы можете создать шаблон. Изображение, которое вы видите вверху , поможет вам понять, каким это может быть , но ясно, что для того, чтобы оно работало для вас, вы должны адаптировать его к вашим потребностям и способам работы. В первом столбце вы должны добавить имена всех сотрудников и / или коллег , а затем добавить все интересующие вас даты. Если вы собираетесь подготовить календарь рождественских каникул , вам нужно будет добавить декабрь и январь. То же самое с Пасхой и летом - периодом, когда почти каждому обычно требуется больше дней для отдыха. Создайте все разделы, которые считаете нужнымии добавьте информацию, которую вы считаете необходимой для самоорганизации (например, если Сильвия отсутствует и вам нужна помощь, вы можете позвонить Карлосу и предоставить всю контактную информацию, чтобы ни у кого не было проблем в дни отсутствия).
Для всего этого единственное, что вам нужно будет сделать дальше, - это отметить дни, в которые вы берете каждый день , другим цветом. У этого календаря несколько преимуществ: во-первых, вы все можете видеть, когда каждый из ваших товарищей по команде будет отсутствовать; во-вторых, вы можете отредактировать его самостоятельно и внести исправления, которые считаете уместными . Для этого лицо, ответственное за подготовку календаря, должно будет предоставить доступ к документу всем, и вы сможете получить к нему доступ.
2. Загрузите шаблон Excel.
Если вы предпочитаете использовать Excel, вот еще один интересный ресурс. На этой странице они предлагают нам шаблон Excel для организации календаря отпусков. Правда в том, что она очень похожа на ту модель, которую мы рекомендовали ранее, хотя в этом случае вы можете редактировать ее только через программу Microsoft . Преимущество этого календаря в том, что он идеально обновлен до 2017 года и уже полностью настроен. Если вы не очень гибки в создании шаблонов данных, в этом случае у вас будет все готово, и вам нужно будет только ввести имена и праздники каждого из ваших сотрудников.. Вы, конечно, должны знать, что в принципе вы не сможете изменить документ в облаке и что вы не сможете поделиться им и заставить всех видеть изменения в реальном времени. Однако, если этот ресурс вам подходит, его можно скачать здесь .
3. Создайте календарь для Google Calendar.
Понятно, что самое практичное для всех, особенно если вы пользуетесь продуктами Google , - это создать календарь праздников, который будет синхронизироваться с Google Calendar . Что вы получите от этого? Ну очень просто. Во-первых, у вас будет календарь, всегда доступный для всех с вашего мобильного телефона или с любого устройства, которое вы синхронизировали. Во-вторых, каждый будет иметь доступ к календарю . Мы расскажем как. Первое, что вам нужно сделать - как организатору календаря - это получить доступ к Календарю Google . Затем нажмите кнопку «Календари» и выберите вариант создания нового календаря. Дайте ему любое имя: это может быть, например, Календарь праздников 2017.
Когда он создан, все, что вам нужно сделать, это поделиться им с другими. Введите контактные адреса ваших коллег, и все готово. С этого момента все члены команды будут указывать день своего отпуска и день возвращения , имея возможность отмечать все дни, в которые они будут отсутствовать. В то же время они могут сделать любое указание, например, оставить телефон на случай чрезвычайной ситуации или назвать другое имя коллеги, который может разрешить любой инцидент во время их отсутствия.
4. Вам удобнее работать с Outlook?
Если вы используете Outlook в качестве инструмента для самоорганизации, вам будет удобнее создавать календарь отпусков с помощью этой программы Microsoft . В этом случае все, что вам нужно сделать, это открыть Outlook и приступить к работе, потому что… знаете ли вы, что вы также можете создавать календари и делиться ими? Нажмите Calendar Group> Создать новую календарную группу . Дайте ему имя, которое поможет вам его идентифицировать: Календарь праздников 2017 Компанияа затем выберите все контакты, которым вы хотите поделиться. Если вы добавили адреса электронной почты своих коллег, вам будет очень просто. Календарь будет общедоступным, и каждый сможет добавить даты, в которые вы собираетесь взять отпуск. Легко, правда?
5. Распечатать праздничный календарь.
Если вы из старой школы и предпочитаете, чтобы календарь висел на вашей информационной панели или на рабочем столе, чтобы быть в курсе всех отпусков, возможно, было бы интересно, помимо создания цифровых календарей, которые мы ранее предлагали, также сделали календарь для печати. Мы собираемся предложить несколько шаблонов, которые вы можете легко использовать и изменять в Microsoft Word и Microsoft Excel . Например, у вас есть календарь « Еженедельные задания» , очень красочный и практичный вариант, с помощью которого вы можете еженедельно добавлять отпуска каждого из своих коллег. Вам придется распечатать несколько листов,но это может пригодиться, если вы берете отпуск в своей компании на очень определенные периоды: то есть в летние месяцы, на Рождество или на Пасху. В этом случае вы можете изменить его через Microsoft Word , чтобы не возникло особых сложностей.
Но это еще не все. Здесь у вас есть вечный календарь, который вы можете использовать в любом текущем году и который вы также можете изменить в Excel , что всегда намного практичнее, когда дело доходит до организации тем и дат. Мы также нашли систему для организации событий для редактирования в Excel, которая может помочь вам добавить даты и имена, а также любую другую информацию или детали, которые вам следует знать. Когда вы закончите редактирование, все, что вам нужно сделать, это распечатать и повесить. Вы можете делать копии, чтобы все коллеги тоже имели это в виду. В любом случае вы увидите, что это шаблон, который может пригодиться для организации множества различных задач, помимо календаря отпусков.
А вы, как вы устраиваете праздники в офисе? Расскажите нам о своих хитростях в комментариях ниже!