Хотели бы вы, чтобы ваш компьютер работал на вас, пока вы в отпуске? Возможно, вам не удастся заставить его выполнять все задания, но это поможет вам отдохнуть более спокойно. Если вы отправляетесь в путешествие (что довольно часто встречается в это время года), вы можете автоматически уведомить тех, кто отправляет вам электронные письма. Таким образом, когда вы отправите вам сообщение, они получат ответ с текстом по вашему выбору. Но это может быть что-то вроде « Я уезжаю в отпуск до сегодняшнего дня» ¦ А пока вы можете связаться с «¦ »
Что ж, это займет несколько минут. Но так вы сможете насладиться отдыхом, оставив все привязанным и хорошо связанным. Просто выполните следующие шаги »¦
Если вы работаете в компании, у которой есть расширенная почтовая служба, возможно, у вас уже есть опция, созданная для этой цели. В самой популярной почтовой программе Microsoft Outlook этот параметр находится в меню «Инструменты» и называется «Помощник вне офиса». Если это ваш случай, процесс будет намного проще и автоматическим.
Если этот параметр не отображается в меню «Инструменты», вы также можете им воспользоваться. Хотя в этом случае следует уточнить, что сообщение будет отправлено автоматически только после того, как вы загрузите электронное письмо из Outlook и на тот же компьютер, на котором вы его запрограммировали.
Прежде чем уйти, чтобы сгенерировать этот автоматический ответ, вы должны выполнить следующие шаги:
1) Напишите автоответчик . Создайте новое сообщение (выберите «Новое» на панели инструментов или нажмите Ctrl + U) и напишите тему и текст сообщения, которое будет отправлено всем людям, которые будут писать вам во время вашего отсутствия. Например, можно написать что-то вроде « С 1 по 15 августа меня не будет на работе в отпуске. По этой причине у меня будет ограниченный доступ к своей электронной почте. Если это срочно, свяжитесь с г-ном Пересом по телефону XXX или по электронной почте ”¦ ”
После того, как сообщение будет написано (не забудьте указать тему, например «автоматический ответ» «отсутствует в отпуске»), сохраните изменения. Это сообщение перейдет в папку «Черновики». Откройте эту папку, выберите сообщение (не открывайте его, просто выберите его левой кнопкой мыши), перейдите в меню «Файл» и выберите «Сохранить как» ¦ »
Появится диалоговое окно для выбора имени и расширения файла. Выберите имя, которое вы потом вспомните. Важно, чтобы в параметре «Сохранить как тип» вы выбрали «Шаблон Outlook». Вы отдаете его на сохранение и переходите в следующий раздел.
2) Создайте правило в своей почтовой программе . Правило - это автоматическое поведение, которое программа выполняет при получении или отправке определенного сообщения. Это работает для этого трюка, но также и для многих других возможностей. Например, автоматически удалять или сохранять сообщения от человека или с определенным текстом в теме в папке.
В меню «Инструменты» выберите «Правила и предупреждения». Нажмите кнопку «Новое правило» и выберите следующие параметры: «Начать с пустого правила» и «Проверять сообщения при их получении». Нажмите кнопку "Далее.
На шаге 1 мы должны выбрать условия. Мы собираемся объяснить условия выбора, чтобы сообщение доходило до всех, но если вы хотите отправить уведомление о празднике только определенным людям, просто выберите другие варианты, чтобы персонализировать процесс. Выберите «где мое имя в поле« Кому »или« Копия »» и нажмите «Далее». В другом окне выберите «ответить по определенному шаблону». И нажмите на фразу «конкретный шаблон», чтобы выбрать только что созданный шаблон. Если он не отображается в окне, в выпадающем меню «Искать в» выбираем «Пользовательские шаблоны в файловой системе».
Нажмите «Открыть», а затем «Далее», чтобы перейти в окно исключений. Здесь вы можете настроить какое-то исключение на основе множества переменных. Когда закончите, нажмите Далее. Наконец, присвойте правилу имя и выберите, активировать его сейчас или нет. Если вы по-прежнему не хотите его активировать, вы можете сделать это позже. Наконец, нажмите Готово.
3) Едем в отпуск . Пришло время активировать только что созданное правило. Вернитесь в меню «Инструменты» и выберите «Правила и предупреждения». Созданное правило должно появиться здесь. Чтобы активировать его, просто выберите его в поле слева от линейки. Нажмите Принять и заберите чемоданы. С этого момента, когда вы подключаетесь к почте, вы будете автоматически отправлять праздничное сообщение всем, кто пишет вам в эти дни.
Узнайте больше о том, как использовать помощника при отсутствии на работе, на этой странице от Microsoft.