Текстовый редактор Word - один из наиболее широко используемых как для ПК, так и для компьютеров Mac. Не всегда рекомендуется оставлять документ открытым, чтобы каждый мог его прочитать и изменить текст. Чтобы этого избежать, пользователь может защитить его паролем . Это очень простая и быстрая процедура, которую можно выполнить во время создания документа или позже. Другая возможность - использовать пароль, чтобы другие пользователи не могли изменять формат документа ; таким образом он может пройти через несколько рук без изменения его внешнего вида.
Прежде чем мы начнем, несколько общих предупреждений. Важно помнить пароль , потому что, если он будет забыт, восстановить его будет невозможно. В системе используются пароли из восьми и более символов; на самом деле рекомендуется работать с фразами, состоящими из четырнадцати символов и более. Также рекомендуется комбинировать в одном пароле цифры, символы, прописные и строчные буквы. Вот как защитить паролем документ в Microsoft Word 2007 .
Чтобы установить пароль для документа в Word 2007 , сначала нужно его открыть. Во-вторых, вам нужно нажать круглую кнопку Microsoft Office , которая находится в верхнем левом углу, и нажать « Сохранить как» . Во всплывающем окне выберите Инструменты, а затем Общие параметры . Есть два варианта: Открыть пароль (чтобы открыть документ) и Написать пароль.(чтобы сохранить изменения в документе). Открытый пароль является наиболее безопасным, поскольку он использует расширенное шифрование. С другой стороны, пароль записи разработан так, чтобы вы могли сотрудничать с рецензентами контента при подготовке документа; только те, у кого есть разрешение, смогут сохранить изменения. Пользователь может назначить оба пароля одному и тому же документу; в идеале они разные. Вы можете установить флажок Рекомендуется только для чтения, чтобы рецензенты не могли случайно изменить файл. Затем нужно нажать ОК . После этого вам нужно будет повторно ввести пароли, чтобы подтвердить их, и нажать OK . Затем нажмите Сохранить. В заключение система спрашивает, хочет ли пользователь заменить существующий документ, и необходимо нажать Да .
С другой стороны, можно ограничить изменение формата . Для этого вам нужно выбрать вкладку « Обзор » и в группе « Защитить документ » (справа вверху) выбрать параметр « Ограничить форматирование и редактирование» . В разделе « Ограничения форматирования » на панели задач выберите « Защитить документ» и установите флажок « Ограничить форматирование выбранными стилями». Затем нажмите « Настройки», чтобы указать стили, которые другие пользователи могут изменять или применять. Внутри стилей необходимо убедиться, что флажокОграничьте формат выбором стиля . Затем вы должны установить флажки рядом с каждым из стилей, которые вы хотите разрешить в документе. В разделе « Формат» необходимо также активировать существующие флажки рядом с нужными типами формата. Затем нажмите ОК .
Может случиться так, что появится сообщение о том, что документ может содержать неподдерживаемые типы или стили форматирования. В этом случае есть две возможности. Первый - нажать « Да», чтобы удалить неподдерживаемые стили и форматы. Другой - нажать Нет, чтобы сохранить их; Это означает, что другие пользователи не смогут использовать их при редактировании документа.
Следующий шаг - войти в раздел « Начать применение » и нажать « Да, применить защиту» . Чтобы назначить пароль, предотвращающий снятие защиты, необходимо ввести его в поле « Введите новый пароль» и затем подтвердить.