10 полезных приемов освоения Excel

10 полезных приемов освоения Excel

Передвигаться по Excel, как рыба в воде, необходимо, если вы хотите продвинуться в своей работе. Хотя это правда, что сегодня у нас есть несколько альтернатив для создания электронных таблиц, Microsoft по-прежнему остается одним из самых мощных инструментов для создания файлов данных .

Сегодня мы предлагаем десять простых, но практичных приемов Excel, которые помогут вам освоить этот полезный инструмент . Или хотя бы для начала. Они помогут вам управлять файлами и данными более гибко и без необходимости усложнять себе жизнь.

Вот  10 полезных советов по освоению Excel . Мы использовали последнюю версию Excel 2016 в качестве основы для большинства захватов, хотя большинство советов также работает с предыдущими версиями программы.

Перенести данные в Excel

1. Перенести данные

Начнем с фундаментального. Перенести данные из одной ячейки в другую . Одно из действий, которое мы чаще всего выполняем при работе с документом Excel. На самом деле это очень простой жест, но его следует знать.

Таким образом, если мы хотим переместить столбец со всеми содержащимися в нем данными , достаточно выделить его и переместить мышь к краю, пока не появится крест со стрелками. Затем вам просто нужно перетащить столбец, чтобы разместить его в нужном месте. Если мы также хотим скопировать эти данные, нужно будет только нажать клавишу Control. А потом перетащите.

После того, как мы выбрали столбец Excel, просто переместите курсор к одному из краев, пока не появится перекрестие, а затем перетащите столбец

Выбрать все в Excel

2. Выбрать все

Когда вам нужно выбрать всю таблицу данных в Excel, работа может быть очень громоздкой. Особенно, если документ большой. Утилита выбора всего очень удобна, например, при экспорте данных в другую таблицу. Единственное, что вам нужно сделать, если вы используете версию, предшествующую Excel 2016, - это нажать комбинацию клавиш Control + A. После этого вы можете выполнять все действия, которые считаете нужными (копировать, вырезать ...). В случае использования Excel 2016 сочетание клавиш, которое сработало для нас, - это  Control + Shift + пробел.

Вы также должны знать, что есть еще более быстрый способ выбрать все, что работает в этих версиях. И это нажать на стрелку, которая находится прямо в углу таблицы Excel (над цифрой 1 и рядом с буквой A). Достаточно одного клика. Это ни в коем случае не один из самых умных приемов Excel, но он сэкономит ваше время.

Панель быстрого доступа Excel

3. Добавьте быстрый доступ к инструменту

Если вы регулярно работаете с Excel, вы знаете, насколько важно иметь все инструменты под рукой . В противном случае вы тратите много времени зря, и вы тратите больше времени на поиск кнопок и ярлыков, чем на выполнение своей работы. Тогда что нам делать?

Ну очень просто. Создавайте кнопки быстрого доступа для наиболее часто используемых инструментов. В принципе, в исходной версии Microsoft Excel у вас будет три кнопки быстрого доступа , которые вы найдете в верхней части меню. Это Сохранить, Отменить запись и Повторить запись.

Чтобы изменить или добавить новые ярлыки, все, что вам нужно сделать, это перейти в раздел « Файл»> «Параметры»> «Панель быстрого доступа» . Добавьте кнопки, которые вы считаете подходящими, и удалите те, которые вам не нужны. Когда вы закончите, выберите ОК.

Панель инструментов Excel

Другой вариант доступа к этой функции - нажать кнопку со стрелкой справа от кнопок быстрых команд. Затем откроется контекстное меню с наиболее частыми доступами, которые мы можем разместить. В случае нажатия на «Дополнительные команды ...» мы откроем окно параметров, о котором мы говорили только что.

Параметры Excel

4. Ограничивает данные, которые можно вводить в электронную таблицу.

Представьте, что вы работаете с данными, и они перемещаются только в серии значений. Например, с таблицами цен, максимальное значение которых никогда не превысит 10 000. В подобных случаях может быть полезно установить ряд ограничений на ввод данных, чтобы предупреждение появлялось каждый раз, когда мы выходим за пределы этого диапазона.

Для этого вам нужно перейти к опции «Данные» вверху, а затем «Проверка данных». На вкладке «Конфигурация» можно установить различные ограничения, как с помощью числовых значений, так и длины текста , который позволит нам войти в ячейку. Если мы делимся работой с другими людьми (или хотим установить напоминание), мы можем включить вводное сообщение и настроить само сообщение об ошибке.

5. Скрыть строки

Еще одна полезная уловка Excel, которая может дать нам много возможностей, - это скрыть строки, которые мы не хотим видеть. Идея состоит в том, что вы можете скрыть некоторые столбцы с результатами, которые не интересны или которые могут / должны оставаться закрытыми . Это особенно полезно при совместном использовании рабочего документа, для которого не важно видеть «подсобку».

Чтобы скрыть строки, лучше всего выбрать соответствующие ячейки, а затем щелкнуть комбинацию Control и 9. Вы увидите, что они мгновенно исчезнут. Если вы хотите их восстановить, у вас это довольно просто. Вам просто нужно объединить следующие клавиши: Control + Shift + 8 . Они тут же появятся снова.

нечеткий поиск в Excel

Режим нечеткого поиска в Excel 2010

6. Выполните нечеткий поиск.

Как следует из названия, нечеткий поиск - это механизм поиска элементов или значений, которые нам не совсем понятны или которые мы не помним с точностью. Обычно для выполнения поиска в Microsoft Excel только должны нажать Control + B . Сразу активируется меню, чтобы мы могли ввести параметры.

Если вам не совсем понятно, что именно вы ищете, вы можете использовать вопросительные знаки и звездочку . Первый используется для представления символа, а звездочка может представлять один или несколько символов.

Вставить несколько строк или столбцов в Excel

7. Добавьте сразу несколько строк или столбцов в Excel.

Вставка новой строки или столбца может показаться простой задачей. Но что происходит, когда нам нужно добавить более одной строки или столбца, и мы не хотим терять время? Не волнуйтесь, вам не нужно повторять операцию несколько раз. В этом случае все, что вам нужно сделать, это выбрать количество строк или столбцов, которое вы хотите (в данном случае две или более).

Затем щелкните правой кнопкой мыши выделенные строки или столбцы. Что вам нужно сделать дальше, так это выбрать опцию «Вставить» в раскрывающемся списке . Мгновенно строки или столбцы будут добавлены слева от той, которую вы выбрали изначально.

комментарий в Excel

Просмотр комментариев в Excel 2010

8. Вставьте комментарий в ячейку.

Вставка комментариев в ячейку может быть очень полезной, если мы работаем над совместным документом или собираемся отправить его кому-то. Или даже если, создавая документ в одиночку , мы захотим включить инструкции для последующих изменений.

Создать комментарий в Excel

Чтобы вставить комментарий, достаточно расположиться на интересующей нас ячейке и нажать клавиши Shift и F2 . Вы увидите, что активировано небольшое поле, в которое вы можете включить весь нужный текст. Размер этого поля можно изменить, перетащив мышь на одну из точек границы.

Когда вы закончите с комментарием, он исчезнет из представления по умолчанию и будет обозначен маленьким значком в самой ячейке . Каждый раз, когда вы наводите курсор на курсор, он будет отображаться снова. Кстати, чтобы отредактировать или удалить комментарий, просто щелкните правой кнопкой мыши и выберите нужный вариант.

9. Быстрый просмотр

Навигация по документу Excel с большим количеством данных может оказаться очень утомительной. Лучше всего в таких случаях использовать ярлык быстрой навигации. Нажмите клавишу Control одновременно с любой другой клавишей со стрелкой на клавиатуре . Вы увидите, что движение быстрое и подвижное. Интересный факт в этом способе перемещения заключается в том, что он выполняется только между ячейками, содержащими данные, поэтому вы быстро перепрыгнете по пустым.

Введите нулевое число Excel

10. Включите значения, начинающиеся с 0.

И мы заканчиваем простым трюком с Excel, но в некоторых случаях очень полезным. Обычно, когда мы добавляем значение, начинающееся с нуля, Excel удаляет его. Единственное, что можно сделать в этих случаях, - поставить кавычки перед первым нулем . Это просто. После ввода числа оно будет отображаться без кавычек и с нулем.

Это лишь некоторые из уловок Excel, которые мы можем обнаружить при использовании программы. Он скрывает гораздо больше, и уровень их сложности увеличивается.