Это, наверное, самый продвинутый почтовый клиент наряду с Gmail. В отличие от последнего, Outlook.com (несуществующий Hotmail) имеет приложение для macOS и Windows, которое дает ему дополнительную производительность, не зависящую от браузеров. Веб-версия Outlook также имеет ряд дополнительных инструментов, и на этот раз мы собрали некоторые из самых интересных.
Просмотр IP-адреса электронной почты в Outlook и Hotmail
Особенно полезно, если мы хотим узнать реальное происхождение электронного письма. В Outlook это очень просто.
В электронном письме, которое мы хотим проанализировать, мы щелкнем по трем точкам на панели параметров, а затем по ссылке «Посмотреть источник сообщения».
После щелчка по последнему Outlook отобразит окно, подобное тому, которое мы видим чуть выше этого абзаца. В этом концептуальном меню нам нужно будет найти следующее текстовое поле с помощью комбинации клавиш Command + F, если мы находимся в macOS и Linux, и Control + F, если мы находимся в Windows:
- IP-адрес отправителя
Вместе с этим полем мы можем увидеть IP-адрес исходного письма. Достаточно будет получить доступ к веб-сайту местоположения, чтобы найти IP-адрес на карте.
Создавайте автоматические ответы в Outlook.com
Создавайте категории для классификации писем в Outlook
Сегодня в Outlook есть два варианта классификации писем в лотке клиента: папки и категории. Преимущество последнего в том, что мы можем идентифицировать разные электронные письма по цвету .
Самый простой способ классифицировать электронное письмо - это щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать «Категоризировать» . По умолчанию Outlook включает несколько категорий на основе цветов (синяя категория, фиолетовая категория…). Если мы хотим создать настраиваемые категории с уникальными именами и цветами, нам нужно будет выбрать опцию «Управление категориями» или «Новая категория» .
Преобразование электронной почты в PDF с помощью Outlook.com
Знаете ли вы, что вы можете экспортировать электронное письмо в PDF из собственных опций Hotmail? Хватит с 
.
В зависимости от операционной системы параметры позволят нам выбрать формат экспорта. Ключ состоит в том, чтобы выбрать PDF вместо Print Sheet, чтобы сохранить электронное письмо в формате PDF, как мы видим на изображении выше. Мы также можем распечатать почту на любом из ранее подключенных нами принтеров.
Создавайте правила для автоматизации действий в Outlook
Hotmail и Outlook, как хороший почтовый клиент, имеют целый набор инструментов, позволяющих автоматизировать действия. В обоих приложениях мы можем найти эти инструменты под названием Rules. Просто нажмите шестеренку на верхней панели приложения и выберите Просмотреть все настройки Outlook .
В расширенной конфигурации Outlook мы нажмем «Почта» и, наконец, «Правила» . Теперь нам нужно только заполнить данные, чтобы создать новое правило. В разделе Condition мы укажем правило, которое необходимо выполнить, чтобы в дальнейшем указать действие в соответствующем разделе. Например, «Когда тело сообщения включает слово« предложение » , электронное письмо будет отправлено в корзину» или «Если получателем является [email protected], электронное письмо будет отправлено в папку« Важные ».
Синхронизация электронной почты Gmail с Outlook
Если мы хотим объединить почтовый ящик Gmail с почтовым ящиком Outlook, приложение Microsoft включает это действие с помощью дополнительных параметров. Однако, прежде чем продолжить, нам нужно будет перейти на Gmail.com и настроить соответствующие параметры. В этой статье мы подробно объясняем все шаги.
После того, как мы правильно настроили Gmail, нам нужно будет только перейти к опции «Синхронизировать электронную почту» в разделе «Почта» в настройках Outlook и добавить наш адрес Gmail для синхронизации писем с электронными письмами из Outlook. Чтобы найти электронные письма, Google Outlook создаст папку с тем же именем, что и наш адрес электронной почты.
Создайте подпись для сообщений в Hotmail и Outlook
Подпись - это еще один элемент, который мы можем настроить в Hotmail для дальнейшей персонализации наших писем. «С уважением, Мария Белен», «Вы можете связаться со службой поддержки по телефону 612 34 56 78», «Часы работы с понедельника по пятницу с 08:00 до 20:00» ...
Чтобы настроить этот параметр, нам придется вернуться к расширенной настройке Outlook. В разделе «Почта», а точнее в параметре «Написать и ответить» , мы создадим персональную подпись в соответствии с указанным выше шаблоном.
Под текстовым полем мы можем указать, хотим ли мы включать подпись во все электронные письма (ответы на электронные письма, цепочки сообщений ...) или только в те, которые мы пишем из Outlook.com. Мы также можем добавить изображения и форматирование к текстам песен, если захотим.
Удалите весь спам и подписки на Outlook одним махом
Это не единичный случай. Будь то небрежность или явная небрежность, почтовый ящик нашего почтового клиента имеет тенденцию заполняться рекламными объявлениями и предложениями из бесчисленных сторонних списков подписок, служб и компаний. Чтобы удалить все эти подписки одним махом, мы можем обратиться к расширенной настройке Outlook .
В разделе Почта в опции Подписки мы видим полный список со всеми подписками на списки и сервисы. Нам нужно будет только нажать «Отменить подписку», чтобы перестать получать спам-письма.
Фильтруйте электронные письма по размеру, чтобы удалить их позже в Outlook
Если мы хотим освободить место в почтовом ящике нашего клиента Outlook, хороший способ продолжить - использовать собственные команды Microsoft . Просто введите любую из текстовых строк, которые мы увидим ниже, чтобы отфильтровать электронные письма по размеру, который они занимают.
Мы можем действовать двумя способами: указать количество МБ или использовать размер Outlook по умолчанию.
По заданному размеру
- Размер сообщения: очень маленький - письма размером менее 10 КБ.
- Размер сообщения: маленький - электронные письма размером от 10 до 25 КБ.
- Размер сообщения: Средний - электронные письма размером от 25 до 100 КБ.
- Размер сообщения: Большой - сообщения электронной почты размером от 100 до 500 КБ.
- Размер сообщения: очень большой - сообщения электронной почты размером от 500 КБ до 1 МБ.
- Размер сообщения - огромный - электронные письма размером более 5 МБ.
По точному размеру
- размер сообщения:
- размер сообщения:> N : электронные письма, размер которых превышает размер, указанный в N. Например, размер сообщения:> 123 МБ
Отформатировать текст в Outlook
Очень распространенная проблема с Outlook и другими почтовыми клиентами связана с наследованием форматирования при написании черновика. Если мы написали сообщение в альтернативном редакторе (Word, Pages, Google Documents ...), это нормально, что оно "придерживается" исходного формата.
Чтобы написать простой текст, нам нужно будет только щелкнуть три точки параметров на текстовой панели почты и выбрать Удалить форматирование с выделенным текстом . Формат автоматически исчезнет.
Лучшие сочетания клавиш для Outlook и Hotmail
В веб-версии или в настольной версии Outlook почтовый клиент Microsoft поддерживает большое количество комбинаций и сочетаний клавиш, с помощью которых можно автоматизировать определенные действия . Давайте посмотрим на некоторые из самых интересных.
Ярлыки электронной почты Outlook
- Создать электронное письмо : Control + N (Command + N)
- Отправить электронное письмо : Control + Enter (Command + Enter)
- Ответ на электронное письмо : Control + R (Command + R)
- Ответить всем отправителям в электронном письме : Shift + R
- Переслать электронное письмо : Shift + F
- Сохранить черновик электронного письма : Control + S
- Отменить черновик письма : побег
- Выберите все сообщения в электронном письме : Control + A (Command + A)
- Удалить все сообщения в электронном письме : Escape
- Вставить ссылку или гиперссылку : Control + K (Command + K)
Ярлыки входящих сообщений Outlook
- Откройте письмо : O или Enter
- Закройте письмо : Escape
- Откройте следующее электронное письмо : Control +. (Command +.)
- Откройте предыдущее письмо : Control +, (Command +,)
- Отменить последнее действие : Control + Z (Command + Z)
- Удалить письмо в корзину : Удалить или Удалить
- Как удалить письмо навсегда : Shift + Delete
- Создать папку : Shift + E
- Отметить письмо как прочитанное : Control + Q (Command + Q)
- Отметить письмо как спам : J
- Отметить письмо как непрочитанное : Control + U (Command + U)
- Архивировать электронное письмо : E
Ярлыки навигации Outlook
- Поиск слов в письме : Alt + Q
- Показать справку : Shift + /
- Перейти в почту : Control + Shift + 1 (Command + Shift + 1)
- Перейти в календарь : Control + Shift + 2 (Command + Shift + 2)
- Перейти к контактам : Control + Shift + 3 (Command + Shift + 3 (
- Перейти к задачам : Control + Shift + 4 (Command + Shift + 4)
- Перейти во входящие : G, затем I
- Перейти к черновикам : G, затем D
- Перейти к отправленным : G, а затем S
