Outlook - один из самых популярных инструментов электронной почты . Мы уже много лет используем эту программу для управления нашей электронной почтой. Неудивительно, что это эффективная система, наделенная бесчисленным множеством инструментов, которые очень помогают нам в организации.
И дело в том, что в дополнение к работе в качестве лотка для нашей электронной почты, Outlook также работает как повестка дня и позволяет нам настраивать предупреждения для любого события или задачи . Сегодня мы собираемся ответить на 20 практических вопросов Outlook. Надеемся, они вам пригодятся.
1. Могу ли я использовать сочетания клавиш?
Конечно. Это одна из самых практичных функций, которые есть во всех программах пакета Microsoft Office. Если вы изучите эти сочетания клавиш, вы сможете быстрее управлять своей почтой . Наиболее часто используются следующие:
- Alt + S : отправить электронное письмо
- Ctrl + R : ответ на электронное письмо
- Ctrl + M : отправлять и получать электронные письма
- Alt + W : перейти к следующему письму или переключиться в просмотр недельного календаря.
- Alt + R : ответить всем или переключиться в режим еженедельного рабочего календаря
- Ctrl + G : откройте поле "Перейти к дате", чтобы перейти к желаемому дню в календаре.
2. Можно ли более автоматическим способом удалять сообщения, которые меня не интересуют?
Да, и это хороший способ быстрее обрабатывать сообщения. Все, что вам нужно сделать, это создать правило. Например, если вы хотите удалить сообщения от определенного отправителя, вам просто нужно сделать следующее: щелкнуть сообщение правой кнопкой мыши и затем выбрать «Создать правило». Отметьте опцию Удалить и укажите отправителя . Когда вы закончите, не забудьте нажать на «Создать правило» или «ОК».
3. Можно ли создать одну или несколько подписей для писем?
Конечно. Это одна из самых классических функций Outlook. Если вы хотите создать подпись или другие подписи для своих писем, вам необходимо сделать следующее: написать новое письмо, открыть новое сообщение. Нажмите кнопку « Подпись» , чтобы настроить ее: у вас есть возможность добавить столько, сколько хотите.
Если вы хотите добавить его в электронное письмо, вам просто нужно щелкнуть по нему, чтобы он был вставлен автоматически . Повторите тот же процесс для всех подписей, которые вам нужно включить.
4. Как сэкономить время на написание сообщения?
Есть функция, позволяющая вставлять в текст определенные быстрые элементы. Это могут быть фразы или отрывки, которые вы часто пишете. Чтобы добавить их в электронное письмо автоматически, выделите текст и нажмите « Быстрые элементы»> «Вставить» . Введите имя. Вы можете вставить их, когда захотите, и вам не нужно будет его переписывать.
5. Как вставить картинку на почту?
Если вы хотите вставить изображение в электронное письмо, чтобы оно отображалось с добавленным вами текстом, это также легко для вас. Вместо добавления вложения щелкните меню « Вставка»> «Изображение» или «Клипарт». Изображение будет вставлено непосредственно в тело сообщения, и вы сможете редактировать и изменять его размер по своему усмотрению.
6. Как сделать поиск более эффективным?
Вы можете часто искать то же самое. Например, письма, которые отправляет вам Марта. Чтобы сделать этот поиск более эффективным, вы можете настроить папку поиска. Создайте новую папку поиска , выбирая между различными параметрами по умолчанию (определенные люди, важные электронные письма ...) и настраивая пользовательский поиск.
Чтобы быстрее находить сообщения, вы также можете использовать фильтры. В параметре « Фильтр электронной почты» вы можете выбрать вкладку «Главная» и выбрать, какой тип писем вы хотите видеть: непрочитанные, выбрать категории, с вложениями или полученные на этой неделе.
7. Могу ли я лучше организовать свою почту?
Есть раздел, из которого вы можете создавать правила. Это означает, что при желании вы можете выполнять различные автоматические действия со своей электронной почтой. И это значительно упростит вам задачу. Просто нажмите кнопку меню « Правила и предупреждения» .
Выберите «Новое правило», чтобы настроить рассматриваемый вариант . Вы увидите, что вы можете пометить сообщения определенного человека для отслеживания, переместить сообщения в определенные папки или воспроизвести определенные звуки при получении писем от кого-то. Параметры очень широки и полностью настраиваемы.
8. Что, если я хочу отправить сообщение, не показывая получателя?
Это очень простой жест, но многие его забывают. И это случается очень часто. Если вы хотите отправлять сообщения без отображения получателей, все, что вам нужно сделать в Outlook, - это добавить всех получателей в поле «Скрытая копия» вместо «Копия». Таким образом, никто не увидит, кто еще получил сообщение.
9. Можно ли запланировать отправку электронного письма в определенное время?
Запланировать сообщение электронной почты довольно просто. В рассматриваемом сообщении нажмите кнопку Отложить доставку. Отсюда вы можете выбрать, в какое время вы хотите отправить сообщение, и многие другие варианты. Таким образом, вы можете доставить свое сообщение в нужное время.
10. Как настроить автоматический ответ?
Сейчас отпуск, поэтому вам нужно настроить классический автоответчик. Они очень полезны, чтобы предупредить наших знакомых, что мы не будем доступны в определенные дни. Чтобы настроить его, выберите « Файл»> «Автоматические ответы»> «Отправить автоматические ответы».
Вы можете установить определенный интервал для автоматической отправки этих сообщений. Хотя можно и вручную отключить ответы. В поле В моей организации вам нужно будет написать интересующий вас ответ и нажать ОК.
11. Есть ли у меня возможность добавлять заметки или напоминания?
Конечно, мы уже указали, что Outlook - очень полезный инструмент для управления электронной почтой, но также и в качестве помощника. Вы можете добавлять заметки, нажав следующую комбинацию кнопок Ctrl + Shift + N . Вы увидите, что тут же появляется некая заметка, похожая на пост, которую можно повесить в любом месте.
Сначала он имеет желтоватый оттенок, как настоящий стикер , но вы можете изменить тон, выбрав нужный вам цвет. Затем вы можете управлять этими заметками так, как вам удобно.
12. Могу ли я создать список рассылки?
Да, это очень практичный вариант, позволяющий избежать добавления тех же отправителей, что и всегда, в электронную почту или список рассылки. В пространстве имен выберите имя своей контактной группы.
Далее вам нужно будет выбрать разных участников. Сделать это можно из контактной книги. Затем сохраните и закройте. Ваш список рассылки уже создан, и вы можете отправлять обычные сообщения, которые хотите .
13. Как сэкономить место?
Инерция повседневной жизни заставляет много раз накапливать сообщения. В разделе «Файл» у вас будут разные параметры, которые можно увидеть, нажав кнопку «Инструменты для очистки». Здесь вы найдете очистку почтового ящика, папку «Очистить удаленные элементы» и «Архив» . Используйте их регулярно, чтобы все было в порядке.
14. Могу ли я использовать Gmail в Outlook?
Ответ положительный. И это пригодится, если вы предпочитаете использовать Outlook для самоорганизации. Откройте Gmail и нажмите на раздел настроек. Затем на вкладке « Пересылка и почта POP / IMAP » выберите параметр «Включить IMAP». Сохраните изменения.
Затем вам нужно будет получить доступ к своей электронной почте и ввести информацию, соответствующую учетной записи. У вас есть необходимая информация ниже. Войдите в настройки учетной записи в файле , чтобы ввести их и начать пользоваться электронной почтой Gmail в Outlook.
15. Как сделать резервную копию моих писем?
Резервные копии жизненно необходимы, если мы хотим сохранить самые важные электронные письма. Особенно, если мы используем их для работы. Выберите Файл> Открыть> Импорт. Выберите опцию Экспорт файла. Выберите файл данных Outlook (.pst) и нажмите «Далее».
Выберите учетную запись / папку, резервную копию которой вы хотите создать, выберите место для хранения файла и нажмите OK. Вы также можете защитить его паролем.
16. Как создавать шаблоны?
Откройте новое сообщение и напишите нужный шаблон. Это должен быть текст, который вы часто отправляете и который в этом смысле вам не нужно будет повторять. Когда вы закончите, выберите « Файл»> «Сохранить как»> «Сохранить как тип»> «Шаблон Outlook» . Введите имя шаблона и сохраните.
Чтобы использовать шаблон, в Outlook перейдите на главную> Создать> Новые элементы> Другие элементы и выберите форму . Нажмите Искать в> Шаблоны пользователей в файловой системе. Вы увидите, что откроется папка шаблонов, и вам нужно спасти наиболее подходящий. Выберите Открыть, добавьте получателя и отправьте.
17. Как сделать повестку дня более заметной?
Календарь Outlook очень полезен, но для доступа к нему вам придется немного поискать. Интересный вариант - загрузить это дополнение, которое позволит вам установить повестку дня в качестве обоев вашего компьютера . Таким образом, у вас будут в поле зрения все ваши встречи и задачи. Он называется Outlook на рабочем столе и должен быть загружен дополнительно.
18. Могу ли я сгруппировать сообщения?
В Gmail мы привыкли видеть сообщения сгруппированными по беседам. Что ж, к счастью, в Outlook вы можете сделать то же самое. Чтобы сгруппировать сообщения, перейдите на вкладку просмотра и выберите параметр «Показать как беседы». Внутри вы можете «Упорядочить по» и выбирать различные способы настройки электронной почты.
19. Могу ли я настроить разные представления?
Конечно. Outlook позволит вам настроить вид вашего почтового ящика по вашему желанию. Таким образом, вы можете решить, хотите ли вы предварительно просмотреть сообщения, не открывать их или выбрать правый, левый или горизонтальный вертикальный вид. Вариантов много, поэтому, чтобы протестировать конфигурацию, которая лучше всего соответствует вашему рабочему ритму, лучше всего перейти в раздел «Просмотр».
20. Что, если я хочу получать уведомления только о самых важных сообщениях?
Если вы двое, получаете десятки и десятки сообщений в день, возможно, было бы интересно настроить параметр, чтобы получать только самые важные сообщения. Перейдите в Файл> Почта и перейдите в раздел Прибытие сообщения. Мы рекомендуем вам настроить этот раздел, чтобы получать уведомления только о том, что вас интересует. В то же время у вас будет возможность настроить, как вы хотите, чтобы оповещения на рабочем столе были.